Xử phạt vi phạm hành chính là việc người có thẩm quyền xử phạt áp dụng hình thức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính. Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính có thể trực tiếp ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm hành chính có mức phạt tiền đến 250.000 đồng đối với cá nhân và phạt tiền đến 500.000 đồng đối với tổ chức, trừ trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng các phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ. Đối với các trường hợp còn lại, một thủ tục bắt buộc phải thực hiện khi xử lý vi phạm hành chính là việc lập biên bản vi phạm hành chính. 

Theo Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012, việc lập biên bản xử lý vi phạm hành chính được quy định như sau:

Điều 58. Lập biên bản vi phạm hành chính

1. Khi phát hiện vi phạm hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của mình, người có thẩm quyền đang thi hành công vụ phải kịp thời lập biên bản, trừ trường hợp xử phạt không lập biên bản theo quy định tại khoản 1 Điều 56 của Luật này.

Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện nhờ sử dụng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ thì việc lập biên bản vi phạm hành chính được tiến hành ngay khi xác định được tổ chức, cá nhân vi phạm.

Vi phạm hành chính xảy ra trên tàu bay, tàu biển, tàu hỏa thì người chỉ huy tàu bay, thuyền trưởng, trưởng tàu có trách nhiệm tổ chức lập biên bản và chuyển ngay cho người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính khi tàu bay, tàu biển, tàu hỏa về đến sân bay, bến cảng, nhà ga.

2. Biên bản vi phạm hành chính phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; họ, tên, chức vụ người lập biên bản; họ, tên, địa chỉ, nghề nghiệp của người vi phạm hoặc tên, địa chỉ của tổ chức vi phạm; giờ, ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm; hành vi vi phạm; biện pháp ngăn chặn vi phạm hành chính và bảo đảm việc xử lý; tình trạng tang vật, phương tiện bị tạm giữ; lời khai của người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì phải ghi rõ họ, tên, địa chỉ, lời khai của họ; quyền và thời hạn giải trình về vi phạm hành chính của người vi phạm hoặc đại diện của tổ chức vi phạm; cơ quan tiếp nhận giải trình.

Trường hợp người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm không có mặt tại nơi vi phạm hoặc cố tình trốn tránh hoặc vì lý do khách quan mà không ký vào biên bản thì biên bản phải có chữ ký của đại diện chính quyền cơ sở nơi xảy ra vi phạm hoặc của hai người chứng kiến.

3. Biên bản vi phạm hành chính phải được lập thành ít nhất 02 bản, phải được người lập biên bản và người vi phạm hoặc đại diện tổ chức vi phạm ký; trường hợp người vi phạm không ký được thì điểm chỉ; nếu có người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại thì họ cùng phải ký vào biên bản; trường hợp biên bản gồm nhiều tờ, thì những người được quy định tại khoản này phải ký vào từng tờ biên bản. Nếu người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm, người chứng kiến, người bị thiệt hại hoặc đại diện tổ chức bị thiệt hại từ chối ký thì người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản.

Biên bản vi phạm hành chính lập xong phải giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính 01 bản; trường hợp vi phạm hành chính không thuộc thẩm quyền hoặc vượt quá thẩm quyền xử phạt của người lập biên bản thì biên bản phải được chuyển ngay đến người có thẩm quyền xử phạt để tiến hành xử phạt.

Trường hợp người chưa thành niên vi phạm hành chính thì biên bản còn được gửi cho cha mẹ hoặc người giám hộ của người đó.

Theo quy định trên, Biên bản vi phạm hành chính có thể không được lập tại nơi xảy ra hành vi vi phạm hành chính, địa điểm lập Biên bản vi phạm hành chính có thể là nơi xảy ra vi phạm, nơi người có thẩm quyền lập biên bản đang thực hiện nhiệm vụ, trụ sở cơ quan, người có thẩm quyền lập biên bản làm việc...

Tuy nhiên, ngày 13/11/2020 Quốc Hội ban hành Luật số 67/2020/QH14 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều Luật Xử lý vi phạm hành chính. Trong đó, Khoản 29 Điều 1 sửa đổi, bổ sung Điều 58 Luật Xử lý vi phạm hành chính như sau:

Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xử lý vi phạm hành chính
...
29. Sửa đổi, bổ sung Điều 58 như sau;
“Điều 58. Lập biên bản vi phạm hành chính
...
2. Biên bản vi phạm hành chính phải được lập tại nơi xảy ra hành vi vi phạm hành chính. Trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác thì phải ghi rõ lý do vào biên bản.
...”.

Theo quy định trên, Biên bản vi phạm hành chính phải được lập tại nơi xảy ra hành vi vi phạm hành chính. Trường hợp biên bản vi phạm hành chính được lập tại trụ sở cơ quan của người có thẩm quyền lập biên bản hoặc địa điểm khác thì phải ghi rõ lý do vào biên bản. Do đó, khi người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính tiến hành lập biên bản không tại nơi xảy ra vi phạm mà không có lý do hoặc không ghi rõ lý do vào biên bản vi phạm hành chính thì người vi phạm có quyền khiếu nại hành chính theo quy định pháp luật.